Dokumen perusahaan seperti kontrak, sertifikat, arsip legal, data pelanggan, dan dokumen keuangan merupakan aset penting yang perlu mendapatkan perlindungan. Banyak perusahaan sudah menggunakan lemari besi untuk menyimpan dokumen, tetapi perlindungan terhadap pencurian belum tentu berarti perlindungan terhadap kebakaran. Ketika terjadi kebakaran, suhu tinggi dapat merusak dokumen dalam waktu singkat. Karena itu, perusahaan yang memiliki arsip penting perlu mempertimbangkan penggunaan brankas tahan api sebagai bagian dari sistem keamanan dokumen.
Mengapa Lemari Besi Biasa Tidak Cukup?
Lemari besi pada dasarnya dapat membantu melindungi isi dari akses fisik atau kerusakan tertentu, tetapi tidak semua lemari besi dirancang untuk menghadapi panas ekstrem. Material logam dapat menghantarkan panas dari luar ke bagian dalam. Akibatnya, meskipun api tidak langsung mengenai dokumen, suhu di dalam tempat penyimpanan tetap dapat meningkat dan menyebabkan kertas terbakar atau rusak.
Hal tersebut menjadi alasan mengapa perusahaan perlu memperhatikan fire rating ketika memilih tempat penyimpanan dokumen penting. Fire rating menunjukkan kemampuan sebuah brankas dalam memberikan perlindungan terhadap panas dan api berdasarkan kondisi pengujian tertentu. Semakin tinggi tingkat perlindungan yang dibutuhkan, semakin penting perusahaan memilih produk yang memang dirancang untuk kebutuhan tersebut.
Apa yang Dimaksud dengan Brankas Tahan Api?
Brankas tahan api dirancang dengan konstruksi dan material tertentu untuk membantu mempertahankan kondisi di dalam brankas ketika terjadi paparan panas dari luar. Perlindungan tersebut dapat berasal dari material isolasi dan sistem seal pada bagian pintu.
Namun, istilah tahan api tidak berarti isi brankas akan terlindungi tanpa batas waktu. Setiap produk memiliki spesifikasi dan fire rating yang berbeda. Karena itu, perusahaan sebaiknya melihat durasi perlindungan dan kondisi pengujian produk sebelum menentukan pilihan.
Untuk dokumen berbahan kertas, kemampuan menjaga suhu internal tetap berada di bawah titik kerusakan kertas menjadi salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan.
Document Safe dari Bolden Safes
Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan perusahaan adalah Document Safe dari Bolden Safes. Produk ini dirancang untuk penyimpanan dokumen penting dengan memperhatikan aspek keamanan sekaligus perlindungan terhadap kebakaran.
Document Safe memiliki fire rating hingga 2 jam, dengan spesifikasi perlindungan yang dirancang untuk menjaga isi brankas dari paparan panas tinggi. Dalam spesifikasi produknya, Bolden mencantumkan pengujian dengan suhu luar hingga 950°C selama periode perlindungan tertentu.
Selain perlindungan terhadap api, Document Safe juga dirancang sebagai tempat penyimpanan dokumen penting dalam lingkungan perusahaan. Dengan menggunakan brankas khusus dokumen, perusahaan dapat memisahkan arsip yang membutuhkan tingkat perlindungan lebih tinggi dari dokumen operasional biasa.
Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Brankas Tahan Api?
Memilih brankas tahan api sebaiknya tidak hanya berdasarkan klaim “fireproof” atau “tahan api”. Perusahaan perlu melihat fire rating yang dimiliki produk dan memahami kondisi pengujiannya. Durasi perlindungan menjadi salah satu faktor utama karena kebakaran dapat berlangsung dalam waktu yang berbeda-beda.
Selain fire rating, kapasitas juga harus disesuaikan dengan jumlah dokumen. Brankas yang terlalu kecil dapat menyebabkan dokumen menumpuk dan sulit diorganisir, sedangkan kapasitas yang sesuai dapat membantu perusahaan mengelola arsip dengan lebih baik.
Sistem penguncian juga tetap penting. Perlindungan terhadap kebakaran tidak menggantikan kebutuhan akan keamanan dari akses tanpa izin. Karena itu, idealnya sebuah brankas dokumen memberikan perlindungan dari beberapa risiko sekaligus.
Brankas Tahan Api untuk Berbagai Kebutuhan Perusahaan
Hampir semua perusahaan memiliki dokumen yang tidak dapat dengan mudah digantikan. Dokumen legal, sertifikat, perjanjian, dokumen keuangan, maupun arsip pelanggan dapat membutuhkan waktu dan biaya besar untuk dipulihkan ketika mengalami kerusakan.
Karena itu, penggunaan brankas tahan api dapat menjadi investasi dalam sistem perlindungan dokumen perusahaan. Produk dapat ditempatkan di ruang administrasi, ruang arsip, ruang keuangan, maupun area lain yang membutuhkan penyimpanan dokumen dengan keamanan tambahan.
Namun, brankas sebaiknya tetap menjadi bagian dari sistem perlindungan yang lebih luas. Perusahaan juga perlu memiliki prosedur backup data, pengelolaan akses, sistem pemadam kebakaran, dan prosedur tanggap darurat.
Kesimpulan
Menyimpan dokumen penting di lemari besi biasa belum tentu memberikan perlindungan yang memadai terhadap kebakaran. Ketika perusahaan memiliki arsip yang bernilai dan sulit digantikan, brankas tahan api dapat memberikan lapisan perlindungan tambahan yang lebih sesuai.
Dengan fire rating hingga 2 jam berdasarkan spesifikasi produknya, Document Safe dari Bolden Safes dapat menjadi salah satu pilihan untuk perusahaan yang membutuhkan perlindungan dokumen dari risiko kebakaran sekaligus keamanan penyimpanan.
Sebelum memilih, pastikan perusahaan mempertimbangkan fire rating, kapasitas, sistem penguncian, konstruksi, serta kebutuhan dokumen yang akan disimpan. Dengan pemilihan yang tepat, dokumen penting perusahaan dapat terlindungi dengan lebih baik dari risiko kebakaran maupun akses yang tidak diinginkan.
